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Outils pour entrepreneurs avertis : productivité et efficacité

Quand vous travaillez sur un ordinateur connecté à Internet, vous savez à quel point vous perdez en productivité quotidiennement. Entre les mails, les notifications et Facebook, vous êtes vite pollué par toutes sortes de choses qui n’ont aucun lien direct avec ce que vous étiez en train de faire.

Prioriser, organiser et déléguer sont désormais des facteurs clés dans le succès d’une entreprise.

Rassemblez vos messages au sein d’une même plateforme avec Station

Avoir 48 onglets ouverts et 32 applications ouvertes sur votre bureau ça vous parle ? Si oui, c’est de l’histoire ancienne avec Station ! Cet outil all-in-one vous permettra de gérer toutes vos applications au sein d’un même espace et notamment vos apps de messageries telles que Slack, Messenger, Whatsapp, … La centralisation de vos applications vous permet de ne plus perdre de temps, et surtout d’activer et désactiver les notifications des apps en un seul clic et à votre guise en fonction de vos journées de travail. Le must ? L’outil est totalement gratuit.

Supprimez les emails inutiles et allégez votre messagerie

Nous sommes de plus en plus éduqués à notre impact sur l’environnement ainsi que l’impact de nos actions sur le web. Avec plus de 281 milliards en 2018 d’email envoyé chaque jour dans le monde, le stockage de ces derniers fait partie des choses les plus énergivores sur le web.

  • Cleanfox vous propose de nettoyer votre boîte mail en quelques clics pour que son stockage utilise le moins d’énergie possible. Après avoir nettoyé votre boîte mail, Cleanfox vous propose de planter un arbre en Zambie. Une démarche écologique de A à Z. En plus, c’est gratuit ! 
  • Slack ne vous propose pas de nettoyer vos boîtes mail, mais permet de vous en débarrasser (ou presque). Slack est un outil de messagerie instantanée d’équipe. C’est donc un outil indispensable pour faire collaborer vos équipes de manière instantanée en évitant les échanges d’emails chronophages. 
Gérez vos mots de passe
  • Dashlane : Cet outil de gestion de mot de passe sera votre coffre fort qui se chargera de garder vos mots de passe et en créera des nouveaux en fonction des prérequis de sécurité.
  • 1password : Un gestionnaire de mot de passe, un coffre numérique, un générateur de mot de passe aléatoire, le remplissage de formulaire et un porte-monnaie numérique sécurisé. 1Password se souvient de tous vos mots de passe pour vous et vous protège derrière un mot de passe que vous seul connaissez.
Bloquer vos notifications
  • Forest vous permet de travailler en toute tranquillité en désactivant les notifications sur votre téléphone pendant une période donnée. Un véritable gain de temps et une augmentation certaine de votre productivité.
Franz centralise également toutes vos conversations sur le web au sein d’un même espace

Que vous utilisiez Telegram, Whatsapp, Hangouts, Skype, HipChat ou autre, MeetFranz vous permettra de n’avoir plus qu’une seule fenêtre ouverte et d’activer vos notifications en fonction de vos habitudes de travail afin de ne plus être pollué par Messenger lors de vos journées, par exemple. L’entreprise s’engage à ne pas lire vos échanges et à ne pas revendre vos données à des tiers :

  • Service illimité comptes : outil idéal pour gérer plusieurs comptes professionnels et privés en même temps. Vous pouvez même utiliser cinq comptes Facebook Messenger différents en même temps
  • Possibilités infinies : Franz prend en charge une grande variété de services de messagerie et de discussion privés et professionnels comme Slack, WhatsApp, WeChat, HipChat, Messenger, Telegram, Google Hangouts, Skype, Zendesk et bien d’autres.
  • Synchronisation : Vous avez besoin de votre configuration de messagerie au travail, à la maison et à 42 autres endroits. Les noms d’utilisateur et les mots de passe ne seront pas synchronisés.
  • Franz pour les équipes : Vous et votre équipe pouvez désormais gérer les abonnements Premium pour autant de collègues, d’amis ou de membres de votre famille que vous le souhaitez, le tout à partir d’un même compte.
    Franz for Teams vous offre la possibilité d’inviter des collègues dans votre équipe en leur envoyant des invitations par courrier électronique et en gérant leurs abonnements dans les préférences de votre compte. Ne perdez pas de temps à configurer les abonnements pour chaque membre de l’équipe individuellement, oubliez les factures multiples et les différents cycles de facturation – une équipe pour les gérer toutes !
Programmer vos posts à l’avance

Que ce soit pour le compte de votre entreprise ou pour votre propre personal branding, votre présence sur les réseaux sociaux est indispensable. Ces actions restent cependant chronophages et passent souvent à la trappe. L’astuce ? Prévoir du temps, une fois par semaine, pour programme votre présence sur les réseaux sociaux. Plusieurs outils, déjà très connu sur le marché vous permettront d’optimiser ce temps et vos posts.

  • Swello permet de programmer des posts sur Twitter, Facebook, LinkedIn & Instagram à partir de son interface. Swello propose une formule gratuite pour la gestion d’un seul compte et c’est une application française !
  • Hootsuite vous permet de programmer près de 30 posts gratuitement, et ce sur 3 réseaux sociaux différents. Grâce à son interface interactive, vous pourrez également réaliser de la veille de vos réseaux sociaux et analyser vos performances. Hootsuite propose une version payante pour plus de fonctionnalité.
  • Buffer permet de programmer jusqu’à 10 posts sur trois réseaux sociaux. Vous pouvez prédéfinir vos heures et jours de prédilection à l’avance pour gagner du temps dans la programmation. Buffer peut également se charger de publier aux heures d’affluence sur Twitter.
Simplifiez vos prises de rendez-vous

Les échanges d’email pour trouver un créneau pour un rendez-vous entre deux ou plusieurs personnes peuvent être très très longs et prendre parfois des jours. Ôtez-vous ces échanges d’emails chronophages de votre to-do-list et équipez-vous d’outils de prise de rendez-vous en direct.

  • Vyte est un outil de planification tout-en-un intelligent. Il vous permet de gérer vos réunions à plusieurs et vos rendez-vous. Vyte permet aussi l’intégration de son API dans une application ou un site pour gérer complètement la partie prise de rdv. Calendly vous permet de planifier une réunion, une interview ou un appel avec une ou plusieurs personnes à la fois, grâce votre agenda partagé.
  • Calendly, l’outil parfait pour vous aider à mieux prévoir vos prochains rendez-vous. Si vous devez voir quelqu’un, vous lui envoyez le lien de votre calendly et il pourra choisir une date et une heure en accord avec votre calendrier. De plus, Calendly se synchronise avec la plupart des applications Calendrier disponibles sur le marché. L’outil propose une version gratuite.
Sauvegardez des lectures à consulter plus tard

Nous sommes de plus en plus sollicités sur le web et il devient difficile de retenir des informations… Il existe cependant des outils qui vous permettront de plus perdre des articles intéressants et retenir le meilleur de vos lecteurs.   

  • Readwise est un outil qui permet de mettre surligner des passages importants lus sur Kindle, Instapaper ou iBooks. Cela vous permet de ne retenir que le meilleur de vos lectures. Readwise vous envoie ensuite vos « highlights » par email. Un moyen idéal pour faire des résumés clairs et concis.
  • Sauvegardez les meilleurs articles trouvés sur le web avec Pocket ! Que vous soyez sur votre PC ou sur smartphone, vous pourrez retrouver les articles partout. Une application très pratique qui peut être connectée avec de nombreuses autres applications.
  • Wriiters, une plateforme qui vous permet d’acheter des contenus textes de grande qualité pour votre blog et donc votre référencement
Les plus utiles
  • Mailchimp, le meilleur outil pour envoyer des emails à vos prospects/ clients. Simple, rapide, efficace et pas cher
  • Typeform, un outil génial pour créer des formulaire
  • Canva, l’outil pour créer des visuels en quelques secondes et sans connaissances techniques
  • Wriiters, une plateforme qui vous permet d’acheter des contenus textes de grande qualité pour votre blog et donc votre référencement
  • Strikingly, idéal pour créer une landing page (page web simple et épuré, qui a pour but d’expliquer rapidement ce que vous avez à offrir et convertir un maximum de visiteurs en contacts potentiels pour vos produits/services) en quelques minutes et tester vos prochains produits ou services
  • Hotjar, un outil pour observer ce que font vos visiteurs sur votre site internet pour mieux comprendre comment répondre aux attentes
Organiser et planifier le travail à réaliser

Ces outils vous permettent de gérer vos projets, de gagner en efficacité et productivité en entreprise. 

  • Wimi (FR): pour gérer vos projets, vos tâches et sécuriser vos documents d’entreprise.
  • To-Do : outil de gestion de tâches.
  • Basecamp : pour la gestion de projets.
  • Todoist (FR) : un système de gestion de tâches très performant.

Les to-do-list sur un post-it, c’est bien, mais lorsqu’on doit collaborer avec d’autres personnes… Ça devient compliqué ! Il existe donc des outils qui permettent de gérer des projets rapidement et simplement.

  • Asana est un outil de gestion de projet collaboratif qui permet voir l’avancement des tâches de votre équipe. Il est également possible d’ajouter des notes, des documents, des liens, etc. Asana s’intègre parfaitement avec la G Suite. C’est un outil qui propose une version freemium amplement suffisante pour débuter.
  • Wrike vous propose un outil de gestion de projet sous forme de diagramme de Gantt interactif. Un système visuellement très clair et collaboratif. L’outil vous permet d’avoir une gestion collaborative de vos projets et de prioriser vos tâches.
Facturation

La facturation est un point crucial pour votre activité. Gestion des devis, factures, cotisations sociales, charges… On cherche tous des outils pour simplifier tout ça !

  • Sellsy (FR): Service de facturation avancé pour les TPE/PME
  • Monae (FR): service de facturation simple et efficace pour les petites entreprises.
  • Iscriba (FR) : Gestion de devis et de factures en ligne. Sushio : suivi de vos dépenses dans l’entreprise.
Calcul cotisations sociales et fiscales

Toujours intéressant de pouvoir calculer ces données rapidement.

  • Guide TNS (FR): Des simulateurs très utiles pour calculer vos charges, votre fiscalité, les différences entre les statuts etc..
Création sondages / études de marchés

Il est toujours utile de demander l’avis à nos clients/prospects. Le sondage et l’étude de marché plus simplement.

  • Evalandgo (FR) : pour créer des enquêtes de satisfaction ou des sondages en quelques clics.
  • Heycrowd (FR) : Outil d’enquête et sondages utilisant la puissance des réseaux sociaux.
  • Vizir (FR) : Créer vos sondages en quelques secondes avec cet outil.
  • Surveymonkey : pour créer des sondages en ligne en quelques minutes.
CRM : Relation client

Plus vous avez de clients et de prospects, plus le besoin de mieux les connaitre sera important. Savoir quand les recontacter, que leur proposer…

  • You don’t need a CRM (FR) : pour vous aider à transformer plus de prospects en clients.
  • Cogivea (FR) : Plusieurs solutions CRM Made in France.
  • Smart Tribune (FR) : Créez un espace de conversation simple entre vous et vos clients. Personnalisez votre service client.
  • Salesforce: un système de suivi de relation avec vos clients.
  • Vtiger: un logiciel CRM open-source en français
  • Highrise : un outil très complet pour gérer la conversion des prospects et vos contacts.
  • Get satisfaction : pour en savoir plus sur vos clients et leurs avis.
Créer une landing page

Comme vu dans cet épisode du « Monter son business show« , la landing page est idéale pour tester un projet, une idée ou un nouveau produit ou service.

  • Wix (FR) : outil pour créer des sites web et des landing page.
  • Strikingly : Outil ultra complet pour faire des landing pages sublimes !
  • Lander app : simple et efficace.
  • Unbounce : l’un des plus complets.
Gestion du temps

Mieux vous gérez votre temps, plus vous êtes efficace

  • Harvest : pour mieux gérer vos temps de travail, de pause… 
  • Rescue time : pour gagner un maximum de temps et mieux équilibrer votre vie pro et personnelle.

Le recrutement est une tâche importante et qui changera votre entreprise si c’est fait correctement !

  • Talentsoft (FR) : outil pour gérer vos recrutements et votre personnel.
  • My job company (FR) : Publiez vos offres d’emploi et utilisez la puissance des réseaux sociaux pour leur diffusion.
Partage de documents/ travail collaboratif

Plus le temps passe, plus le travail en collaboration est important. Prenez une longueur d’avance avec des outils qui vous feront avancer plus vite.

  • Wimi (FR), un outil de partage de documents dédié aux professionnels.
  • Dropbox, un outil idéal pour les particuliers.
Emailing

L’emailing, annoncé mort tous les ans, continue d’offrir des résultats impressionnants quand il est bien utilisé.

  • Mailchimp : Pour booster votre activité grâce à l’email
  • Mailjet (FR) : solution d’envoi d’emails de masse.
  • Netitmail (FR): gestion et envoi de vos mails de façon efficace et rapide.
  • Snipemail (FR) : un outil d’emailing utilisé par des grands comptes à un tarif accessible !
  • Simple mail (FR) : un outil dédié aux TPE/PME qui permet de créer, envoyer et suivre les statistiques des différentes campagnes de manière très simple depuis n’importe quel navigateur internet.
Propositions commerciales

On fait beaucoup de propositions commerciales, mais a-t-on suffisamment d’informations sur le sujet ?

  • Tilkee (FR) : suivez et optimisez vos propositions commerciales grâce à cet outil très efficace.
Production photos

créer de belles images/photos quand on n’y connait rien, c’est souvent difficile.

  • Canva : un outil magique pour créer des images dynamiques et efficaces. IL vous suffit d’avoir une ou plusieurs photos de qualité, ensuite, laissez-vous guider !